「段取り八部」という言葉を聞いたことがありますか？これは文字通り、事前準備で
その先の仕事の成功が８割方決まるという意味です。何か新しいことを始める時や
仕事で大きな成果を目指す時、成功のカギは実は準備段階にあると言っても過言では
ありません。
事前準備とは何か？
では、その「事前準備」とは具体的に何を指すのでしょうか？多くの人がイメージする
のは、企画書をしっかり用意することだったり、取引先へ余裕を持って早めに到着する
ことだったりします。確かにそれも大切ですが、それだけでは「段取り八部」とは
言えません。事前準備とは、単なる物理的な準備や時間の確保だけでなく、その先に
起こりうる様々な展開に備えることです。これが本質的な意味での段取り八部の核と
なります。
大事な商談における準備の具体例
例えば、あなたにとって非常に重要な商談が控えているとします。この商談で成功を
掴み取るためには、どんな準備が必要でしょうか？
まず、交渉の流れによって自分が提案する内容を柔軟に変えられるようにしておくことが
欠かせません。相手の反応や質問によっては、予定していた提案が通用しない場合も
あります。そのため、その場の空気を読み取り、最善の提案を瞬時に選択できる余裕を
持っておくことが重要です。
次に、想定される質問や反論に対しては、単に答えを用意するだけでなく、その回答に
説得力を持たせるための根拠や背景をしっかり準備してください。数字データ、実績、
業界のトレンドなど、自信を持って説明できる材料をたくさん持っていることが必要です。
こうした細かい準備こそが、商談の成功率を格段に高めるものです。
「企画書を人数分用意している」「会場に30分前に到着している」だけでは、
交渉の中盤以降の対応力が不足しているのです。
取引先の立場に立った言葉の準備
準備の中で最も大切なポイントは、取引先の発言に対して、必ず取引先側に立った言葉で
返すことです。どんなに自分の提案が良くても、相手の言葉を理解しないで無視したり、
自己主張ばかりしていては信頼は得られません。
例えば「価格が高い」と指摘されたら、ただ単に「それは価値があるからです」と返すだけ
でなく、「ご指摘はごもっともです。ただ、この投資が中長期的に○○の効果をもたらす
ため、結果的にコストダウンにつながる点をご理解いただきたい」といった、相手の視点に
立った説明が必要です。
このようなコミュニケーションの質を高める準備も段取り八部の大きな要素です。
予定していた準備が無駄になることもある
もちろん、事前準備の全てが商談や仕事の場で使われるわけではありません。交渉では予想外
の展開になることも多く、準備していた内容の七割程度が役に立たないこともあります。
しかし、準備したものを「全部使い切ること」が目的ではありません。準備した中から適切に
選び取り、柔軟に対応することが大事なのです。実は使わなかった準備の中にあなたの
強さや自信が隠れています。使わなかったものも、あなたの言葉や態度から無意識のうちに
滲み出てくるのです。これは相手も感じ取るもので、準備が深いほど、あなたの対応に説得力が
生まれ信頼が築かれていきます。
残りの二部も大事に
「段取り八部」の残りの二部は何でしょうか？それは、実際にその場での臨機応変な対応や細かな
気配り、当日の集中力や姿勢です。どんなに準備をしても、当日それが活かされなければ意味が
ありません。
この残り二部を手抜きしないためにも、普段から細部に注意を払って仕事を行い、自分の心身の
コンディションも整えておく必要があります。細部に宿る成功の鍵については、また別の機会に
じっくりとお話ししたいと思います。
まとめ
「段取り八部」という言葉には仕事の成功を事前準備が８割決めるという深い意味があります。
企画書や時間管理だけにとどまらず、起こりうるあらゆる展開に対する準備を万全にして
おくことが重要です。
そして、取引先の視点に立った言葉を返すこと、準備した全てを使い切ろうとせず柔軟に対応する
ことが必要です。成功のための準備がしっかりしていれば、当日の仕事の質が大きく向上し、
結果として良い成果を得られるでしょう。
段取りを当たり前のように大切にして、ルーティーンにすることで意識しなくても当たり前に
準備するようになるものです。当たり前だけどできない人が多いのも確かです。上司はあなたの
段取りをしっかりとみています。優秀な営業マンは段取りが違うというところを段取りをしない
段取りすることを忘れた上司に見せつけてください。。。上司にも段取りが必要なのです。
かわいいフリー素材集いらすとやよりイラストをお借りしております
