コミュニケｰションでメールやチャットが中心になる時代になってはや数年になりますが、
直接話せばなんともないことでも、メールだとたちまち炎上して、こんなはずではなかっ
たと後悔する人も多いのではないでしょうか？電話は相手の手を止めてしまうから、
メールで簡単に送っておこうと。結果は何故か相手の怒り心頭の返信。何故、こうなって
しまうのか？答えは受け取とる方のタイミングやコンディションやあなたへの先入観と
言ったところでしょうか。電話だと同じ言葉でもイントネーションや言い方でトラブルに
ならないのでしょうが、メールは受け取る方に意味合いなどを支配されるからだと思い
ます。大昔には電話が普及されたときにも電話にでる時や電話の切り方などでずいぶん
指導を受けました。ただ、メールという視覚だけの伝達ではトラブルが増えるのも仕方なく
便利の代償ですが、ビジネスが絡むと取り返しのつかない事態へと発展します。営業員が
取引先に送るメールでトラブルになった事例を山のように見てきました。一番多いのは
誤発信です。これが取り返しのつかない代表的なメールです。メールの内容は社内の上司や
先輩や同僚に送るメールなので、大体は自分は悪くなく自己擁護・弁解などで、相手の
取引先は『無理難題を押しつけている』『何も分かっていない』『きっぱり断ろうと思い
ますなどの戦闘モードメール』取引先はこれらのメールを見て、誤発信だと思いながらも
これがあなたの本音と理解して2度とあなたを好意的に思うことはないと思います。
二番目に多いのは、挑発的なメールです。中でも多く見るのが質問メールですね。質問に
質問で答えるメールは相手を馬鹿にしているように捉えられることが多分にあります。
『指摘事項は理解しましたが、指摘通りにすればどう言う結果になるかお分かりですか』
みなさんもこのフレーズを読んだだけで腹が立ちませんか？また、一生懸命に書いた文章
に対して『はい』『了解です』などと言った短い言葉だけで返すのも受け取り側にとっては
馬鹿にしているように思います。三番目はお酒を飲んでいるときに送るメールです。
携帯電話で簡単に返信して、雑な対応をしてしまいがちです。特に、酔っ払ってウトウトで
思考がはっきりしていないときに送るメールは判断力が乏しく、気が大きくなっている
ためか適切な言葉で返信できずにトラブルを招くことが多いです。それ以外にも、取引先の
方のプライベートなSNSによかれと思って『イイネ！』とか、コメント入れたりするのも
不快に捉えられたりしますね。
私はメールを送ることは嫌いではないですが緊急時ではないとき、就業時間外のとき、
休日には自分からはメールを送らないようにしています。また、誤発信も経験がありますが
普段から社内の同僚に送るメールは強い言葉や批判的な文章を送らないように心がけて
います。同僚や同期にさえ使わない言葉を普段から使っていれば良いのです。取り返しの
つかないメールを多く思い出したので、もう少し、このテーマについて書きます。
後編に続きます。。。
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