報告を受けるときに長くダラダラと説明して要点がわかりにくいことが良くあり、
それでも我慢して聞いているのですが、辛抱しきれずに質問するとしっかり
とした返答が返ってこないことが良くあります。緊張しているのかも知れませんが、
こちらとしては大したことを聞いていないのに、背景から話を戻す人、関係のない説明
を始める人、言い訳をする人、こちらが求めている答えは『YES OR NO』
どういう頭のメカニズムか分かりませんが、意外とできない社員が多いのが現実です。
上司に報告するのは緊張するかも知れませんが、わざわざ報告して上司からの評価を
下げる必要もなく、また、評価云々よりも正しい報告をして上司に正しい判断を求め
なければなりません。そのためには、聞かれたことにしっかりと答える必要があるのです。
どういうケースかというと、『今日、取引先と商談したのですが、我々との取引を縮小
するとの通告を受けました。既に、競合他社が我々のポジションに変わることが決定
しています』と報告を受けた際に、『どうして我々との取引を縮小することになった
のか説明は受けたのか？』と質問すると『今月の納品は確約されているのですが、
取引先のバイヤーとも先週会ったばかりなのですが』 聞いてるのは理由は知っている
のかと言うことで、そこが肝なのに肝心な報告がなされてい。上司は全てを聞いた上で
状況判断したいのであり、その中でいくつかの質問をしているのです。
何故、聞かれていることに答えることができないのか？一つ目は、自分自身が勝手に
ロジカルでない結論を持って人の話を聞かないでいること。二つ目は、聞いても分かって
もらえないと周囲を信用していないこと。三つ目はパニックになっていること。
起こってしまったことは仕方ないので、冷静にどう対処するかが大事であり、聞かれた
ことにしっかりと答えていく事が必要です。普段から聞かれたことにしっかりと答える
訓練をしなければなりません。そんなこと言われなくてもと思う人が多いと思いますが
残念ながらそうではないのです。まずは、YESかNO、もしくは数字で聞かれているの
なら数字で答えて、その後に説明をするようにすれば良いと思います。それでもズレる
人が多いのですが、相手が何を聞きたいかを事前に考えておくのもポイントです。
『絶対聞かれるから解答を準備しておいた方が良い』とか言われた経験があると思いま
す。怖い上司なら緊張するのは理解できますが、それでも起承転結で物事を話した上で
落ち着いて答えれば大丈夫です。何回も聞き直す人も駄目な社員ですが、分からなけれ
ば『こういうことを聞かれていますか？』が数回なら問題ないでしょう。質問に質問で
答えるな！と言われるかも知れませんが、後から言ってることが違うじゃないかと叱責
されるよりはましです。
何を言っているか分からない、ピントがズレている、聞いても答えがちゃんと返ってこ
ないと言う人だと思われていると『宇宙人』みたいなあだ名がついてしまいます。その
ためにも意識して答える訓練を日常で行ってください。
宇宙人はもっと高度なコミュニケーションを取っていると思うので宇宙人には失礼な
話ですね。。。
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