最近の営業員がメールの送信トラブルで取引先からの信頼を失う失態を
聞くことがよくあります。私自身も、ヒャッとするケースも経験して
きました。よくあるのが誤送信ですね。
『『やってられないよ！』『意味が分からない！』『ぶれている！』
この様な類いのメールを取引先や上司に送信してしまうことなどです。
送られて側からすると、『ちょっと厳しく言い過ぎたけど分かって
くれているかな』とか『あれだけ説明したので大丈夫かな？』と言った
思いを持っていたのに、まさかのディスられメール。すぐに誤送信だと
わかり、すぐにこれが本音かと解釈されてしまいます。また、こういう
失態は取り返すことができなく、破壊力も相当なものになります。
対処方法は、ネガティヴな発言をメールでしないことに尽きます。
どうしても、友人や家族に伝えたいなら、プライベートの携帯でLINE
か何かの取引先や上司・先輩が登録されていない端末を使用する以外に
は無いといえます。不注意が原因だからです。とにかく築いてきたもの
全てを失うので注意をお願いします。
話は変わって、好印象を持たれるメールの使い方は、クイック
レスポンスです。取引先や上司に対しても、すぐに返信することで、
就業時間外でも仕事のことを考えてくれている、困ったときにすぐに
相談できる頼もしい存在として評価を得ることができます。平日の
就業時間外や休日はメールを受け付けない営業員も多いですが、
トラブルはそういう時に発生することが多いのも現実です。取引先から
の無理なお願いも度が過ぎると受け入れ難いですし、上司の何故、今なの？
といったメールは返信に迷いますが、いずれ対応しないといけないなら
クイックレスポンスで取引先には『今は○○と連絡が取れないので
月曜日の朝一番で連絡します』 上司には『家庭の事情があるので
出社してすぐに報告します』ぐらいで良いのではと思います。ただ、
自分のミスのせいで取引先や上司に迷惑をかけているなら、全く別の
対応になることは理解してください。
悪印象のメールは、ダラダラの長文メール、誤植メール、理解不能
メールなどですが、取引先や上司がしっかりとしたメールをあなたに
送っているのに、『了解しました』に一言で返すのも印象が悪いですね。
非常に便利な通信手段で、わざわざ電話しなくてもこちらの意図を
伝えるのに便利なメールですが、文章というのは相手の感じ方一つで
大きく意味合いが変わるので、相手との親密さごとに書き方を変える
ことも非常に重要だと思います。とにかく、メールを送信する前に
3回は読み直して頂きたいと思います。
私は、以前に上司から『メールに絵文字がない！』と言うことで
怒られた珍事もありましが（笑）
コメント