引き続き取り返せないビジネスメールです。誤発信が多くのトラブルになっていたのを
よく見てきました。普段から感情を出したメールを仲の良い人達や同僚に送らない習慣が
一つのアドバイスです。もう一つのトラブルはメールの交換で解決を求めてトラブルに
なるケースです。メールの文章はあなたが強い表現をしていないと感じて送っていても
受け取る側の反応は分かりません。メールで意見をぶつけても、解決どころか相手の怒り
に火を付けて燃え上がるとあなたがそんな意味で言っていないと返信しても後の祭りです。
また、あなたのメールは証拠としてあらぬ方向へと向かってしまいます。あなたがカチン
ときても応酬せず、『その件は明日連絡します』『直接電話で説明します』とその場を
冷静に収めることが大事です。また、長文で返すことも避けたいですね。相手に突っ込み
所を与えるだけでなく、あなたがいくら真っ当な意見を返しても反論しているように
受け止められてしまいます。また、返信の際に文字を大きくしたり、赤い字や下線を
引いて強調したり、などはやめた方がいいですね。
メールの相手が失礼な内容だとしても、冷静に対応することが必要です。
また、ビジネスメールであっても取引先を含めた食事会のメールを発信しなければ
ならないときも、取引先と良く確認してから発信した方が良いですね。今の社会では
コンプライアンス遵守が当たり前の中で、利害関係にある取引先との食事会は悪く捉える
人達も多いので、割り勘であろうがなかろうが関係なく、先ほども記載したとおり、
悪い方向に向かったときの証拠になるメールはできるだけ避けたいですね。上司への
報告メールも注意が必要です。緊急性があるのか？重要性があるのか？メールを送る前に
確認した方がいいですね。あなたは時間があるときに見てもらえればいいぐらいの気持ちで
送っていても、上司からすれば急いで判断しないといけないのか？何が重要なのかを出張先
で考えなければならず、忙しい中であなたのメールにリアクションしなければならない
のです。緊急性がないなら送る必要はないし、緊急性があるならメールでなくて電話で
報告すべきと思います。ただ、どうしてもその上司にメールで伝えなければならないなら
『お時間のあるときにメールを読んでください、この点がポイントになるためメールを
送信しました』ぐらい書くことをお勧めします。そして、部下や後輩社員のメールは
絶対に就業時間外は送信しないことです。そうはいっても部下や後輩社員がミスをして
取引先が怒っているなどのメールもあると思いますが、そこは特例として最小限のメール
連絡として対応すべきです。ただ、自分が思いついたアイデアや指示事項の確認、報告が
ない事へのクレームなどは翌日に確認するべきと思います。部下や後輩社員はあなたが
いくら可愛がっていても友達ではなく、友達感覚でのメールのやりとりは成立せず、また、
本心は嫌がられている事が多いのです。それを気付いていないのはあなただけかも知れ
ません。
『メールの送り方が素晴らしい！』と褒められている人をあまり見たことがありません。
それならば連絡手段にとどめてもめることにならないように事務的に発信することに
徹する方がいいと思います。メールで偉くなった人もいないと思うので。。。
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